Значение квалификации поставщиков для бизнеса и как этот процесс проходит в SRM системе

Квалификация поставщиков играет ключевую роль в обеспечении устойчивости и успеха бизнеса, улучшая качество продукции, снижая издержки и уменьшая финансовые риски. Надежные контрагенты не просто обеспечивают своевременные поставки продукции надлежащего качества, а работают на репутацию вашего бизнеса. Поэтому роль квалификации (оценки и проверки поставщиков) сложно переоценить.

Автоматизация данного процесса с использованием SRM позволяет оперативно определять круг надежных партнеров, оптимизировать закупочные процессы (от планирования до поставки) и обеспечивать эффективное взаимодействие с поставщиками.

Как проходит процесс квалификации в SRM-системе

Не каждая SRM имеет функционал квалификации контрагентов для доступа к закупке. Чаще всего он разрабатывается под специфику бизнеса и потребности компании-заказчика.

Суть квалификации в следующем – поставщик обязан пройти процедуру аккредитации и получить допуск к участию в закупочных процедурах, подтвердив наличие всех необходимых ресурсов для осуществления поставок. В персональном кабинете ответственный менеджер поставщика проходит анкетирование, в процессе которого выясняется – способна ли компания выполнить заказы и отвечает ли она критериям, необходимым закупщику. Критерии могут быть разнообразными, например, одной компании критически важна логистика и город, из которого будут осуществляться поставки, а другой – необходимо, чтобы подрядчик имел допуск СРО в строительстве.

Процесс квалификации поставщиков в SRM системе закупок проводится в несколько этапов:

1. Анкета саморегистрации

Это список вопросов (открытых или с вариантами ответов), на которые отвечает менеджер компании-поставщика после процедуры верификации и проверки службы безопасности. К каждому вопросу можно прикрепить дополнительные документы, инструкции и образцы для поставщика.

2.Первичная проверка заполненных анкет

Проводится первоначальная проверка и анализ ответов поставщика в анкете. На все вопросы есть список начальных вариантов ответов, с которыми сравниваются результаты анкетирования. Кроме вопросов анкеты могут включать различные примечания и уточнения, полезные для команды закупок.

3.Каталог шаблонов для процедуры квалификации

В системе под каждую категорию ТРУ есть соответствующие шаблоны для проведения квалификации. Когда поставщик подает заявку на квалификацию для участия в тендере, он автоматически получает анкету с перечнем вопросов по заранее настроенному шаблону.

4. Каталог пройденных анкет

Сюда направляются все заполненные анкеты от поставщиков. После анкетирования ответственный менеджер видит этот каталог, далее он направляет анкеты на согласование и по результатам заполненных анкет допускает поставщиков к процедуре закупок. В SRM можно использовать цепочку согласующих лиц, чтобы процесс оценки и допуска поставщиков был максимально прозрачным и объективным.

5. Настройка маршрутов согласования заполненных анкет

Система позволяет сформировать цепочку, по которой анкеты проходят процесс согласования. Например, для заказа строительных услуг анкету контрагента должен просмотреть и согласовать инженер, экономист и юрист компании. Каждый согласующий может оставить комментарии, запросить уточнения, документы. Согласование считается оконченным, когда все три этапа будут пройдены – после этого анкета получается статус «одобрена».

6.Отслеживание квалификационного процесса

Это механизм мониторинга, который выявляет ситуации, когда процесс проверки остановился или в случае, когда квалификация поставщика проводилась давно. Все шаги и процессы квалификации регламентируются владельцем SRM-системы, например, количество времени, в течение которого поставщик должен проходить определенный этап квалификационного отбора. Если система отмечает задержки или ошибки, то автоматически уведомляет об этом.

7. Интеграция с ERP для проверки данных

Этот функционал позволяет настраивать более детальную проверку верифицированных компаний-поставщиков. К примеру, можно будет настроить систему таким образом, чтобы определенная категория контрагентов проходила регулярные проверки – раз в месяц/квартал.

В конце квалификации, когда все требования выполнены и анкета проверена, поставщик заносится в реестр квалифицированных контрагентов, что открывает ему доступ к закупкам.

Значение квалификации поставщиков для бизнеса

Квалификация поставщиков – один из ключевых аспектов управления цепочками поставок в бизнесе. Процедура включает оценку потенциальных контрагентов с точки зрения их надежности, компетентности, финансовой устойчивости и соответствия требованиям качества.

• Качественно подобранные поставщики обеспечивают стабильные поставки продукции, минимизируя риски задержек и перебоев.

• Процесс квалификации позволяет выбрать надежных производителей и дистрибьюторов, предлагающих продукцию высокого качества, соответствующую требованиям закупщика.

• Квалифицированные поставщики предлагают конкурентоспособные цены и условия сотрудничества, способствуя снижению себестоимости продукции и повышению прибыльности бизнеса.

• Регулярная оценка для обновления рейтинга поставщиков помогает выявить слабые звенья в цепи поставок, минимизировать потенциальные угрозы в области качества товаров/услуг, сроков доставки.

Внедрение SRM системы позволяет компаниям автоматизировать процесс выбора надежных эффективных поставщиков, снижая риски закупок и повышая эффективность бизнес-процессов.