Как справиться с неразберихой в работе HR и никого не обидеть

29.12.2022 12:32

Работа отдела HR выходит за рамки подбора новых кадров. Ежедневно специалисты работают с внушительным количеством информации: большое количество резюме, заметки о кандидатах, отчеты о проведенных собеседованиях, планы по внутренним и внешним мероприятиям предприятия. Они должны быть стратегическими участниками, понимающими бизнес и продвигающими наиболее важный его актив – сотрудников. HR-специалисты TalentTech рассказали, как упорядочить свою работу.

По данным экспертов, HR-специалисты от 29% до 58% рабочего времени тратят на рутинные задачи. Цифровая трансформация при этом уже проникает практически во все сферы бизнеса. Благодаря автоматизации HR-работы можно малыми силами закрывать кадровые вопросы – поиск, интервью, оценку, адаптацию и другие функции. А про систему подбора персонала смотрите на сайте.

Некоторые рекрутеры до сих пор работают с откликами соискателей «по старинке» - в многочисленных цепочках почты, таблицах Excel. Нет единой системы работы, зато велик риск потерять хороших кандидатов – можно запутаться, пропустить отклик, забыть ответить. Последний пункт может пагубно сказаться на компании в обоих случаях – и с неподходящим, и с подходящим соискателем.

Если вы запутались и не ответили кандидату, который успешно прошел собеседование, то ваше предприятие теряет крутой талант. Не дать обратную связь неподходящему соискателю – значит зарекомендовать себя как неквалифицированного специалиста и даже загубить репутацию организации. 76% кандидатов признаются, что отсутствие ответа после отклика на вакансию вызывает у них сильное разочарование. Об этом говорит информация из последнего отчёта The Candidate Experience Report компании iCIMS.

Если вы не можете или не хотите расширить штат специалистов по персоналу, тогда справиться с неразберихой помогут внешние сервисы, например, аутсорсинг. Здесь также важны технологии, поскольку они позволяют небольшим HR-командам упорядочить и ускорить работу.

К примеру, платформа Potok помогает собирать в одном месте отклики соискателей и информацию о них из разных источников, проставлять им рейтинг, а также автоматически по итогам интервью отсылать письма с обратной связью. Каждый кандидат получит обратную связь после собеседования, что зарекомендует компанию как профессионала с четко выстроенной культурой корпоративного общения.

Кроме того, в ATS накапливаются данные для аналитики – сервис позволяет понять, насколько быстро закрывается вакансия и какие каналы этому способствуют лучше всего.

Много рабочего времени отнимают подбор и оценка резюме. Освободить HR-специалистов от рутинной работы и ускорить наем можно, доверив эти функции технологиям цифровой трансформации. Бизнесу уже помогают сервисы на базе искусственного интеллекта. Например, рекрутеры компании Нефтьмагистраль с помощью системы Sever.AI смогли сэкономить, в среднем, 88 рабочих часов на каждого в месяц.

Звонки от соискателей принимал робот. Он также определял подходящих по первичному общению кандидатов, назначал им собеседования в самой удобной локации. ИИ может за секунды выполнить то, на что человеку потребуется несколько часов.

Чтобы понять действительно ли в отделе неразбериха, проанализируйте его работу при помощи нехитрых метрик:

• Время на закрытие вакансии. Данная метрика позволяет вычислить среднее время на закрытие одной вакансии в отчетном периоде – с того момента, как была получена заявка от заказчика до принятия предложения соискателем. Необходимо учитывать, что на результат может оказать влияние сама вакансия. Нанять топ-менеджера или редкого специалиста гораздо сложнее, чем менеджера по продажам. Поэтому следует ориентироваться на специфику работы компании.

Формула: количество потраченных на закрытие вакансии дней/количество вакансий

• Стоимость закрытия вакансии. На этот показатель обычно обращают внимание руководители и владельцы бизнеса. Некоторые предприятия используют формулы, которые основаны на различных матрицах и коэффициентах, но лучше не мудрить. Достаточно учесть все денежные затраты на рекрутмент: внешние (стоимость услуг рекрутинговых агентств, программ и т.д.), внутренние (выплаты по рекомендации, стоимость работы участников найма и т.д.), прямые (плата за размещение вакансии, рекламу и т.д.). Может также понадобиться разделение по должностям.

Формула: затраты на рекрутмент/количество вакансий, которые были закрыты

• Принятие офферов. Метрика показывает, сколько подходящих организации соискателей, прошедших все этапы отбора, решили в итоге присоединиться к компании и приняли предложение о работе. Учитывая динамику показателей, можно скорректировать политику найма.

Формула: число предложенных офферов/число принятых офферов

Технологический структурный подход помогает специалистам HR структурировать свою работу, отслеживать «воронку» соискателей от первого контакта до выхода специалиста на работу, производить анализ эффективности выполнения задач. Это позволит компании набрать наиболее подходящих сотрудников, которые смогут обеспечить рост и продуктивность бизнеса.